Можно ли запретить пользователям пользоваться социальными сетями, если они отвечают на электронную почту в 11 вечера? Это и другие вопросы неизбежно возникают по мере развития относительно нового феномена в организации работы сотрудников — возможности выполнять свои обязанности, находясь вне «конторы». Мобильность таких сотрудников основана на широком использовании концепции удаленного доступа к информационным ресурсам. Поэтому важно понять, как правильно эта концепция должна быть реализована.
Йохан Балийон, директор департамента глобальных решений и услуг Orange Business Services в России и СНГ, поделился с «Лентой.ру» своим взглядом на проблему.
Офис в соцсети
Поработав в разных странах, я имею возможность сравнивать. Общая тенденция для всех едина: все большее число сотрудников работают удаленно —в поездках, в офисах клиентов или дома. В прошлом году примерно половина компаний в США позволяли своим сотрудникам работать удаленно.
Статистика по России чуть менее оптимистична, и есть несколько причин для этого. Во-первых, сильная менеджерская культура, когда менеджеры хотят контролировать своих сотрудников. Во-вторых, не у каждого есть возможность организовать дома рабочее пространство. Тем не менее, мобильность — это вызов современности, препятствовать которому нельзя. И эта мобильность проявляется во всем — от ответа на электронные письма в дороге до решения рабочих вопросов в соцсетях.
Чтобы обеспечить возможность эффективной работы за пределами традиционного офиса, предприятиям необходимо то, что мы любим называть «новым рабочим пространством». Это облачные вычисления, унифицированные коммуникации, мобильные технологии и системы безопасности. Необходимо, чтобы в любом месте сотрудник мог получить все нужные инструменты вне зависимости от того, какой тип устройства он использует.
Фото: Кирилл Иванов
При этом по данным отчета Akamai Technologies, средняя скорость мобильного доступа в Интернет в России уже сегодня выше, чем в США (6,1 мегабит в секунду против 5,5 мегабит в секунду). А это значит, что базис, инфраструктура для организации мобильных рабочих в России мест уже созданы — остается лишь осознать ее и начать использовать.
Экономия и экономика
Я хотел бы отметить, что экономические факторы, которые всегда являются основными стимулами модернизации любого бизнеса, занимают в процессе формирования офисов будущего не последнюю роль. Компании экономят значительные средства на аренде площадей, обновлении компьютерного парка, электричестве, мебели и других мелочах, когда сотрудники не появляются в офисе и выполняют свои обязанности из дома.
Более того, как показали результаты опроса Cisco Connected World Technology Report, проведенного среди студентов и молодых специалистов, более 40 процентов из них готовы согласиться на меньшую оплату труда, если им предоставят больше гибкости и свободы в организации работы. Удаленная работа, в частности, позволяет людям экономить время, не проводя его в пробках, а, как известно, время — это наш бесценный капитал.
По данным iPass Mobile Workforce Report, 64 процента всех мобильных сотрудников используют планшеты, и, ожидается, что этот показатель вырастет до 80 процентов в самое ближайшее время. Люди хотят быть онлайн, и решать на одном и том же планшете личные и рабочие задачи.
Гибкость в предоставлении доступа к рабочим ресурсам и отсутствие необходимости выполнять свои задачи за рабочим столом в конкретном кабинете позволяет получить дополнительную отдачу от ключевых сотрудников, которые продолжают быть на связи практически всегда и везде.
Совместная работа
Сегодня все больше бизнес-пользователей информационных технологий используют системы унифицированных коммуникаций, средства видеоконференцсвязи с эффектом присутствия, а также многие инновационные решения, чтобы люди могли работать вместе повсюду. Применение облачных платформ и новых возможностей HTML5 позволяет работать с любыми бизнес-приложениями на планшетах и смартфонах, сохраняя полную функциональность и доступность сервисов.
Говоря о новых рабочих пространствах, следует иметь в виду, что сотрудники уже сегодня приносят в офис множество собственных гаджетов. Например, по данным iPass Mobile Workforce Report, сотрудники офисов ув среднем работают на 3,5 устройствах, а Dimensional Research выяснили, что 87 процентов IT-отделов предоставляют коллегам доступ к корпоративным приложениям c личных устройств.
От будущего не убежать
Каждой компании нужно решить, хочет ли она делать своих сотрудников мобильными, какую им можно предоставить свободу. Следует понимать, что ни у кого не получится убежать от будущего. Трансформация все равно произойдет, и сегодня у нас есть выбор —дать ей пройти самостоятельно и потом решать возникшие проблемы или подойти к ней осознанно и получить преимущества.
Возможные проблемы от бесконтрольной мобилизации очевидны. Среди них, например, несанкционированное сохранение корпоративных данных на мобильных устройствах сотрудников и связанные с этим риски безопасности. К аналогичным угрозам информационной безопасности приводит и использование публичных сервисов (электронной почты, облачных хранилищ документов) для совместной работы.
Предпочтительнее другой вариант — решить эти вопросы осознанно, заблаговременно внедрив соответствующие системы, способные поддержать новые виды удаленной активностей пользователей. Как показывает практика, для этого нужно пройти несколько этапов.
Прежде всего, стратегический анализ должен помочь вам выяснить, каковы будут цели вашей компании при создании своего «офиса будущего». Тут необходимо ответить на вопросы, сколько типов устройств будет поддерживаться в компании, какой функционал необходим для реализации эффективной совместной работы, и какие показатели эффективности (KPI) будут свидетельствовать об успехе.
Проектирование решений для удаленной работы — это, пожалуй, самая важная часть подготовки. На данном этапе нужно проверить соответствие существующих информационных систем задачам завтрашнего дня, выбрать необходимые программные, аппаратные и облачные компоненты.
Следует также провести тестовое развертывание систем удаленного доступа, как правило, в одном из подразделений, которое обладает максимальной гибкостью и минимальной численностью. Обычно им становится IT-отдел, или, например, подразделение по работе с клиентами.
Именно так, поэтапно внедряя новые технологии, можно достичь хороших результатов в виде сокращения расходов и, самое главное, довольных жизнью сотрудников, которые не уйдут искать иное место работы, где будут не так зависимы от необходимости отсиживать «присутственные часы» в офисе.