SMM-менеджер, контент-маркетолог, digital-стратег — регулярно появляются профессии, о существовании которых еще 10 лет назад никто не знал, сегодня же они востребованы как никогда. Один из таких специалистов — фасилитатор, гроза скучных и неэффективных встреч. В чем состоит его работа и как его вклад способен изменить ваш бизнес, «Ленте.ру» рассказала Марина Курдова, основатель Школы Фасилитации.
Представьте, что вы собрали совещание, чтобы разобраться с причинами пробуксовки важного проекта. 20 процентов участников встречи стали называть причины пробуксовки, обозначать проблемы и предлагать пути решения, остальные 80 процентов покорно кивают и мечтают вернуться к работе или просматривают почту в телефоне. По результатам совещания принимается план, отвечающий только части реалий и не учитывающий остальные риски, барьеры и возможности. Таким образом, получается, если вы не дадите возможность высказаться всем участникам, то анализировать и искать решения вы сможете только для 20 процентов причин проблем проекта. Станет ли он после встречи работать лучше? Да, но только на 20 процентов.
Фото: Depositphotos
Рассмотрим другой сценарий: вы даете слово каждому участнику совещания, чтобы собрать всю палитру мнений и докопаться до сути проблемы, а в итоге люди начали говорить одновременно, перебивать друг друга, спорить, защищаться, ходить по кругу и терять время. Все это затягивается на два часа вместо одного, а результата такая встреча может и не дать.
Где же решение? Как провести идеальное совещание и какое оно? Идеальные встречи — те, на которых коллеги понимают четко поставленную задачу, выслушивают каждого из участников, формируют полный список всех проблем и предложений и вырабатывают ясный план действий с распределением обязанностей. И для того чтобы это произошло, необходимо соблюсти несколько условий: каждый участник должен быть мотивирован на результат, участники должны быть сработанной командой, а обсуждение проходить попеременно в малых и больших группах. Именно здесь и приходит на помощь фасилитация.
Фасилитация — это управление процессом группового обсуждения с целью достижения запланированного результата в ходе рабочей встречи, а фасилитатор – эксперт по процессу, сохраняющий нейтральность по отношению к вопросу обсуждения. Если сравнить рабочую встречу с поездкой на автомобиле, можно сказать, что фасилитация помогает руководителю заранее наметить конечную точку пути и время прибытия в нее, проложить маршрут и включить навигатор. А управляет этим автомобилем фасилитатор – человек, целиком и полностью сфокусированный на «дороге». Работа фасилитатора делится на три этапа: до, во время и после рабочей встречи.
Еще до начала рабочей встречи фасилитатор встречается с руководителем и выясняет, какую цель преследует встреча, какой результат он ожидает получить, каковы ключевые вопросы обсуждения и сколько соберется участников. Затем фасилитатор готовит дизайн или сценарий встречи и отправляет его заказчику.
Фото: Depositphotos
Кстати для того, чтобы подготовить правильный дизайн, необходимо знать основные этапы встречи и владеть инструментами управления обсуждением, чтобы правильно подобрать активность, которая будет работать на цель каждого из этапов.
Во время встречи фасилитатор ведет группу по согласованному с заказчиком сценарию, давая инструкции для выбранных им активностей, держит фокус на результате, следит за таймингом и при необходимости корректирует сценарий, если этого требует задача. После рабочей встречи фасилитатор получает обратную связь у заказчика и при необходимости составляет план дальнейших встреч и мероприятий.
К сожалению, нельзя родиться со всеми этими навыками и умениями, но если вы имеете опыт в области интерактивного обучения, работаете в департаменте персонала или просто часто выступаете организатором и ведущим подобных встреч, вы имеете все шансы стать отличным фасилитатором после прохождения специлизированного обучения. Например, в Школе Фасилитации Марины Курдовой.